Soportes contables no impresos conservan validez probatoria

Mediante Concepto 409 del 27 de julio de 2021, el consejo Técnico de la Contaduría Pública explicó que, con fundamento en la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante pueden conservarse en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta, lo cual permite que estos puedan conservarse únicamente en medios digitales con plena validez probatoria. Para el caso de los soportes y comprobantes de contabilidad, previstos en los artículos 6 y 7 del DUR 2420 de 2015, deben tenerse en cuenta las siguientes reglas: – Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. – Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. – Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.  – Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. – Los comprobantes de contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. – Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. – Se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento. – La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. – Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. – Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.   De otro lado, para la conservación de dichos documentos como mensajes de datos deben tenerse en cuenta las siguientes pautas, exigidas por la Ley 527 de 1999: – Que la información que contenga sea accesible para su posterior consulta. – Que sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida. – Que se conserve toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido o producido el documento.