En sentencia T-007 de 2022, la Corte Constitucional señaló que cuando el motivo para que una entidad pública destinataria de un derecho de petición no le dé respuesta de fondo o no allegue la documentación solicitada, fuera la pérdida o extravío de dicho documento, es necesario determinar si dicha persona tenía del deber de custodiar y conservar dicha información. De ser afirmativa la respuesta, y si se tratara de información personal del solicitante, como el destinatario de la petición habría incumplida su obligación de custodia y conservación de la información, deberá realizar la reconstrucción de la misma, teniendo en cuenta las siguientes directrices:
– En lo que resulte pertinente, deberá aplicar por analogía lo dispuesto en el artículo 126 del Código General del Proceso para la reconstrucción de expedientes judiciales. En consecuencia, podrá practicar las pruebas que estime pertinentes y deberá celebrar una audiencia en la que se tome una declaración juramentada al solicitante de la información, en relación con el contenido y demás circunstancias de la información solicitada. – La reconstrucción deberá efectuarse ágilmente para satisfacer el principio de celeridad en el cumplimiento de las funciones y obligaciones de la administración pública. En el caso estudio, la Corte fijó un término máximo de dos meses para llevar a cabo la reconstrucción.
– Se deben aplicar las normas de archivística, como las previstas en el Acuerdo 007 de 2014, “Por medio del cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones”, expedido por el Archivo General de la Nación. – La reconstrucción deberá soportarse en los inventarios documentales, los cuadros de clasificación, las tablas de retención documental, las tablas de valoración documental y los sistemas de registro y control de correspondencia y comunicaciones oficiales, que hayan sido generados por la entidad a nivel central y sus regionales.
– La reconstrucción deberá incluir la información en poder del solicitante de la información. – El destinatario de la petición debe actuar de manera proactiva y eficaz en la reconstrucción de la información.