Mediante Oficio 220-136539 del 27 de septiembre de 2021, la Superintendencia de Sociedades se refirió sobre la reserva de las decisiones adoptadas frente a los propios asociados de la compañía.
1. Si bien los asociados tienen derecho a conocer la información de la compañía, la única forma de acceder a dicha información es ejerciendo el derecho de inspección en los 15 días hábiles previos a la reunión social.
2. El derecho de inspección no puede generar trastornos en la mecánica administrativa de la compañía ni puede dar lugar a que los competidores conozcan los secretos industriales y comerciales, y el know-how de la compañía. Por eso, no todos los documentos vinculados con las operaciones y negocios deben ponerse a disposición de los accionistas.
3. Los asociados puede consultar los libros de contabilidad y documentos de la sociedad, pero no pueden sacarlos fuera de las oficinas de la sociedad, so pretexto de poder ejercer el derecho de inspección, por cuanto, de una parte, la ley no prevé dicha posibilidad, y de otra, dichos libros y documentos deben estar a disposición de los demás asociados para garantizarles la posibilidad de ejercer su derecho oportunamente.
4. El hecho de que la compañía tenga un registro privado de accionistas, como una sociedad anónima o por acciones simplificada, no le impide a los demás asociados conocer la información en él consignada, pues tienen derecho a conocer quiénes son los actuales titulares de acciones de la compañía y de qué manera evolucionan o se comportan en el mercado las acciones de las que son titulares.
Además, como el libro de registro de accionistas no contiene información que por su acceso libre pudiere poner en peligro la estabilidad de la empresa (secretos empresariales y know-how) ni ha sido excluido expresamente por la ley como pieza revisable por los accionistas al ejercer su derecho de inspección, por lo que no es lícito impedirles su acceso.
No obstante, si además de inspeccionar los mencionados documentos, el accionista solicita se le expida un listado donde consten datos como el nombre de cada asociado y su participación porcentual dentro del capital social, es discrecional de los administradores de la compañía, acceder o no a dicha solicitud, pues no existe norma legal alguna que obligue a ello.
Igualmente, señaló que los datos relativos a los nombres y los números de identificación de las personas, se consideran datos públicos. Con todo, la única forma de acceder a esta información es mediante el derecho de inspección, ya que se encuentra contenida en los libros y papeles del comerciante, que están sujetos a reserva.