Mediante la Circular Externa Nº 100-000013 del 11 de agosto de 2021, la Superintendencia de Sociedades socializa la Política de supervisión societaria y contable, la cual contiene las medidas que reguló, en ejercicio de las facultades de supervisión, con el fin de contribuir a la protección del orden público económico y promover el crecimiento económico en pro de la materialización del objetivo “más empresa, más empleo”, a través de una cultura de cumplimiento de las normas societarias y contables, que permita tener más empresas competitivas, productivas y perdurables en beneficio del país. Dichas medidas se basan en tres pilares: (i) la pedagogía; (ii) el cumplimiento normativo y (iii) la actuación oportuna y temprana.
1. Pedagogía: medidas para divulgar, reforzar, guiar, explicar y retroalimentar a los supervisados sobre el conocimiento de las normas societarias y contables que les son aplicables. Para tal fin, se relacionan las siguientes actividades:
– Creación de espacios para la capacitación y refuerzo sobre la normatividad existente, así como las instrucciones impartidas por esta entidad, para prevenir la comisión de las infracciones que se presentan con mayor frecuencia.
– Divulgación en redes sociales y a través de la página web de la Superintendencia de Sociedades de infografías y demás contenidos de interés tales como: videos, cartillas, folletos, guías prácticas, conceptos, normogramas, cronogramas de eventos, destinados a promover el cumplimiento de las normas societarias y contables, y las buenas prácticas empresariales.
– Creación de foros u otros espacios, para lograr el entendimiento adecuado de las facultades de supervisión de la Superintendencia.
– Publicación anual de los libros de Pronunciamientos Administrativos, con las principales decisiones emitidas por la Delegatura de Supervisión Societaria.
2. Cumplimiento normativo: medidas para subsanar irregularidades a través de las actividades de supervisión de la Superintendencia, tendientes a verificar que se adopte y se aplique la normativa existente en materia societaria y contable. En este sentido, se relacionan las siguientes acciones:
– Ejecución de actividades de verificación de cumplimiento, a través de la supervisión In Situ (visitas remotas o presenciales que hará la Superintendencia a sus supervisados, con o sin previo aviso) o Extra Situ (requerimientos de información por escrito que hará la Superintendencia a sus supervisados y aquellas diligencias de tomas de información virtual), de oficio o a petición de parte, con el fin de recaudar información y documentación relevante, o adelantar otras actuaciones que resulten necesarias.
– Ejecución de actividades de supervisión Ex Ante, cuando la normatividad así lo imponga, se verificarán los trámites societarios que requieran autorización de esta Superintendencia en aras de proteger los derechos de los asociados y acreedores.
– Creación de planes de normalización, según las directrices que se impartan para el efecto, a fin de apoyar a los supervisados a regularizar situaciones de incumplimiento.
– Participación permanente de los equipos de la Superintendencia en la actualización de la normatividad interna, relativa a resoluciones, circulares y manuales, especialmente en la Circular Básica Jurídica.
3. Actuación oportuna y temprana: medidas para mitigar efectos adversos en los supervisados por el incumplimiento de las normas societarias y contables y situaciones críticas administrativas, jurídicas, financieras y contables que puedan ponerlos o revelen riesgos de insolvencia. Para estos efectos, se relacionan las siguientes actividades:
– Revisión y ajuste permanente del Sistema de Alertas Tempranas creado por la Superintendencia para la mitigación del riesgo de insolvencia e incumplimiento normativo, el cual está o estará compuesto de alertas financieras, contables y jurídicas.
– Determinación de sociedades o sectores de la economía que presentan muy alto o alto interés de supervisión, conforme al sistema de alertas tempranas diseñado para tal fin, que requieran actuación prioritaria.
– Elaboración de encuestas para conocer la situación de los supervisados, las principales problemáticas afrontadas, así como las estrategias implementadas para superar el incumplimiento, la crisis o el riesgo de insolvencia.
– Realización de seguimiento periódico de los estados financieros de las muestras seleccionadas, según la herramienta de alertas tempranas y establecer planes de mejoramiento.